Wofür profairs?
Alles auf einen Blick.

profairs ist eine webbasierte Software für Messeveranstalter, die die komplette organisatorische Abwicklung mit den Ausstellern und externen Dienstleistern effizient vereinfacht. Die sich nahtlos in Ihre Messewebsite einbinden lässt.

Veranstalterbereich

Der Veranstalterbereich ist quasi das Content Management System, sozusagen die Schaltzentrale ("Control") von profairs. Hiermit lassen sich die Grunddaten der Aussteller sowie deren Eingaben und Bestellungen verwalten und organisieren. Und die Ausstelleraccounts steuern.

Aussteller- und Interessentenverwaltung

Nicht nur die Aussteller, auch Interessenten, die sich über die Internetseite melden (bzw. direkt in die Anwendung eingegeben werden) können bequem verwaltet und per personalisierbaren Newsletter stets auf dem Laufenden gehalten werden.

Standbuchungen und
-zuweisungen

Gebucht werden können Stände entweder über den Hallenplan oder die Stände werden nach der Aufplanung direkt zugewiesen. Wenn Aussteller Standwünsche geäußert haben, können passende Standvorschläge unterbreiten werden, die die Aussteller annehmen oder ablehnen können.

Verwaltung der Messen und der Ausstelleraccounts

In der Messeverwaltung (Control) lassen sich alle Funktionen des Ausstelleraccounts steuern: Alle Module, die sichtbaren Texte, die Artikel im Shop bis hin zur optischen Gestaltung des Ausstelleraccounts.

Auswertungen und Datenexport

Über einen eigenen Exportbereich können Sie alle möglichen Daten exportieren, Aussteller-, Artikel- und Bestelllisten, was immer Sie benötigen. Fehlt der passende Export? Kein Problem, das System ist so flexibel, dass wir Ihnen den gewünschten Export anpassen bzw. zur Verfügung stellen. Egal ob csv, JSON, Excel, Google Sheets, was auch immer Sie benötigen.

Ausstelleraccount

Der responsive Ausstelleraccount ist das Herzstück von profairs. Es lässt sich einfach in den eigenen Internetauftritt einbinden und an die Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung anpassen. Über den Ausstelleraccount kann der Aussteller alles erledigen, was für die Messevorbereitung erforderlich ist.

Der Ausstelleraccount ist in verschiedene Module aufgeteilt, die sich individuell konfigurieren und zusammenstellen lassen. Aktuell sind unter anderem diese Module verfügbar:

Frei konfigurierbares Dashboard

Das Dashboard enthält Infos zur Messevorbereitung. Zusätzlich können noch die bislang verschickten Newsletter aufgeführt werden, Gutscheincodes, Ausstellerausweise und eine Liste der Besucher, die vom Aussteller akquiriert wurden. Optional gibt es einen frei konfigurierbaren Fortschrittsbalken. So sieht der Aussteller auf einen Blick, was bis wann noch alles erledigt und bestellt werden muss.

Adressen und Ansprechpartner

Verwaltung der Rechnungs- und Marketinganschrift sowie Ansprechpartner, wobei der Aussteller mehrere Ansprechpartner hinterlegen kann. Mit abweichenden Zuständigkeiten und Anschriften.

Branchenzuordnung und Stichworte

Aus einer vorgegebenen Nomenklatur kann der Aussteller über eine übersichtliche, aufklappbare Baumstruktur die Branchen wählen, die im Messekatalog bzw. im Internet veröffentlicht werden sollen. Ergänzend dazu Stichworte für Produktnamen oder Marken, über die der Aussteller gefunden werden will.

Portraits und Highlights für Website und Katalog

Der Aussteller kann sein Firmen- und Leistungsportrait mit Logo anlegen. Sofern der Aussteller zusätzlich eine Neuheit präsentiert oder etwas Besonderes ausstellt, eignet sich diese Info ggf. fürs Messemarketing. Texte, Bilder bzw. Videos werden direkt auf der Website der Messe im Ausstellerportrait ausgespielt.

Vorträge und Workshops

Erfassung und Verwaltung von Keynotes oder Sessions einschließlich der Referenten durch den Aussteller. Der Veranstalter kann anschließend diese Vorträge auf die vorhandenen Zeitslots in den zur Verfügung stehenden Vortragsräume verteilen und freigeben. So entsteht schnell und unkompliziert ein Rahmenprogramm, das auf der Website veröffentlicht wird.

Übersicht Stände, FAQs und Downloads

Übersicht und Verwaltung der Messestände des Ausstellers. Hier können diverse PDFs bzw. Standskizzen zum Download bereitgestellt werden, die der Aussteller bearbeitet oder ergänzt und anschließend hochlädt. Der jeweils zuständige Dienstleister kann die für ihn bestimmten Uploads später direkt einsehen.

Verwaltung von Besucherdaten

Zusammen mit einer Ticketinglösung wie Pretix oder Ticketino spielt profairs seine Stärke voll aus: Sofern der Aussteller Eintrittskarten-Gutscheine an seine Besucher versendet, erfährt er auf dem Dashboard, welche Besucher sich über seinen Gutscheincode registriert bzw. die Messe betreten haben. Wertvolle Leads direkt im Zugriff.

Konfigurierbares und erweiterbares System

Passen die verfügbaren Module nicht, können auch individuelle Module erstellt werden. So entsteht ein komplett individueller Ausstellerbereich, der maßgeschneidert den Anforderungen der Veranstaltung entspricht. Es ist sogar möglich, einzelnen Ausstellergruppen unterschiedliche Module zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen.

Auch grafisch kann der Ausstellerbereich so angepasst werden, dass dieser im Look & Feel der Internetseite erscheint. Und auch an die Mehrsprachigkeit haben wir gedacht.

Bestellsystem

Im Ausstelleraccount ist ein mächtiger Online-Shop integriert, über den sich Werbemittel, Versorgungsleistungen, Mietmöbel oder Devotionalien verkaufen lassen. Aufgebaut mit viel Liebe zum Detail, damit es Spaß macht zu bestellen. Was für steigenden Umsatz sorgt. Der Clou dabei: Die Bestellungen lassen sich direkt an die beteiligten Dienstleister weiterleiten und überwachen.

Übersichtlichkeit trotz Produktvielfalt

Ausführliche und klar gegliederte Produktdarstellung mit Bild, Text und pdf-download. Artikel, die sich nur in Größe oder Farbe unterscheiden, lassen sich in Varianten unterteilen (beispielsweise diverse Stromanschlüsse, Teppich in unterschiedlichen Farben, etc.), selbst wenn diese unterschiedliche Preise haben. Und Sammelartikel für Standbaupakete gibt es auch.

Übersichtliche Bestellverwaltung

Ihre Aussteller erhalten eine übersichtliche Bestellübersicht, die als eine Art Auftragsbestätigung heruntergeladen werden kann. Mit einer transparenten Stornoverwaltung, die zeigt, welche Artikel ein Aussteller wann storniert hat.

Bestellfristen

Generell können Sie einen Termin festlegen, ab dem Buchungen nur noch aufpreispflichtig möglich sind. Stornos sind dann ausgeschlossen. Mit einem weiteren Termin können Sie den Shop komplett schließen. Übrigens, einzelne Artikel können Sie von dieser Regelung ausnehmen und dafür abweichende Bestellfristen festlegen.

... und viele weitere, nützliche Funktionen

An viele Kleinigkeiten haben wir gedacht: Automatische Preisberechnung bei flächenabhängigen Produkten, der Pflichtupload bei der Blendenbeschriftung, voneinander abhängige Artikel, Cross-Selling oder Hervorhebungen von verwandten Produkten, um nur ein paar wenige Funktionen zu nennen.

Module zur Integration in die Internetseite der Messe

Die Daten, die vom Aussteller in den Ausstellerbereich eingegeben werden, können über Widgets in Ihre Messewebsite eingebunden werden. Widgets haben dabei den Vorteil, dass sie sich optisch homogen in die eigene Website einbinden lassen, also ganz im look & feel der Website.

Aussteller­verzeichnis

Aussteller lassen sich bequem suchen und filtern. In den Detaileinträgen werden neben dem Unternehmensportraits auch Highlight und Ansprechpartner, sowie optional Bilder und Videos angezeigt.

Vorträge

Suchen und filtern lassen sich Vorträge und Veranstaltungen mit allen Details und Referenzen. Zusätzlich steht eine Merkliste zur Verfügung.

Jobwall

Sofern über die Messe auch offene Stellen beworben werden sollen, werden diese ebenfalls auf der Website über ein Widget angezeigt. Diese lassen sich ebenfalls filtern, auch hierfür steht eine Merkliste zur Verfügung.

Hallenplan

Über den Hallenplan können entweder Stände gebucht werden oder dieser wird in die Website eingebunden, um Besuchern einen Überblick über die Aussteller zu geben. Die Stände lassen sich anklicken, dann wird der Detaileintrag des Ausstellers mittel eines Overlays angezeigt.

Externe Schnittstellen und Integrationen

Aktuell können wir Ihnen diese Schnittstellen und Integrationen anbieten:

Für CRM Systeme

Über die in profairs integrierten Webhooks und die Rest API lassen sich alle möglichen CRM Systeme anbinden, eine Integration für Hubspot über die Public bzw. Private App gibt es bereits.

Faktura

Aktuell gibt es Schnittstellen für Lexware Office, Bexio, Fastbill und Billomat. Damit ist es möglich, die Rechnungsanschrift mit den Bestellpositionen direkt zu übergeben, Rechnungsentwürfe werden so automatisch erzeugt.