Anmeldung zur Teilnahme an der Messe

Möglichkeiten der Onlineanmeldung

Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten.

• Sie können Ihr eigenes Formular erstellen. Aktuell stellen wir kein Anmeldeformular zur Verfügung, weil jede Messe andere Anforderungen an die Anmeldung hat. Technisch kann die Anmeldung so erfolgen:
  • Ein JSON String wird an profairs geschickt, sodass die Daten in profairs gespeichert werden
  • Alternativ kann die Buchung über die API erfolgen
• Buchung über den Interessentenaccount

Das eigene Formular, welches auf der Website eingebunden wird, mag auf den ersten Blick die bessere Wahl sein, hat jedoch mehrere Nachteile:

• Mit jeder Anmeldung eines Ausstellers, der schon einmal an einer Messe teilgenommen hat, entsteht eine Dublette. Die Buchung über den Interessentenaccount umgeht das Problem weitgehend, weil mit der Anmeldung des Ansprechpartners in der Regel bereits das richtige Unternehmen verknüpft ist.
• Medienbruch: Der Aussteller muss sich vor der Anmeldung mit einem anderen System beschäftigen wie nach der Anmeldung 
• Das Ausfüllen eines Formulars setzt voraus, dass alle erforderlichen Daten bei der Anmeldung vorliegen müssen, sonst kann die Anmeldung nicht abgeschlossen werden
• Dauert die Anmeldung zu lange, kann es zu einem timeout kommen 

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Der Interessentenaccount zur Messeanmeldung

Der Interessentenaccount zur Anmeldung von potentiellen Ausstellern für eine Messe funktioniert quasi identisch zum Ausstelleraccount. Zunächst sollte man sich überlegen, welche Informationen für die Anmeldung einer Messe erforderlich sind. Folgt man dem Gebot der Datensparsamkeit, sollten nur Daten erhoben werden, die aufplanungsrelevant sind. Diese Module können und sollten im Interessentenaccount für die Ausstelleranmeldung eingebunden werden:

• Profil
  • Rechnungsanschrift (Vertragsanschrift)
  • Marketinganschrift (Ausstelleradresse, die veröffentlicht wird)
  • Ansprechpartner
  • Branchen (ggf. mit Schwerpunktbranche)
• Stände
  • Standwunsch
  • Stände (Übersicht der Standvorschläge)

Optional ist es möglich, noch diese Module mit einzubinden:

• Shop
  • Produktkatalog (für Vorbestellungen)
  • Bestellungen
• Weitere Module
  • Allgemeine Informationen (Texte)
  • Medien (Up- und downloads)
  • Ausstellergruppen (kann für Rabattstaffeln genutzt werden)

Zusätzlich kann der Fortschrittsbalken in den Account eingebunden werden, um dem Nutzer anzuzeigen, was noch zur vollständigen Anmeldung erledigt werden muss. 

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Zugangsdaten für den Account anfordern

Für die Anmeldung über den Interessentenaccount benötigt der Aussteller zunächst Zugangsdaten für seinen Account. Hierfür steht ein Widget zur Verfügung, welches auf der Website eingebunden werden kann. In diesem Widget wird die Mailadresse, der Firmenname und der Name der anmeldenden Person abgefragt.

Status des Unternehmens durch die Anmeldung

Weiterhin kann festgelegt werden, ob das Unternehmen nach dem Absenden der Anmeldung als Interessent (default) oder direkt als Aussteller gespeichert werden soll. Letztere Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn

• eine Prüfung, ob der Aussteller zugelassen werden kann, bereits vor dem Versand der Zugangsdaten erfolgt (in diesem Fall sollten die Zugangsdaten nicht automatisch verschickt werden)
• die vom Aussteller gewünschte Standfläche in jedem Fall dem Aussteller zugewiesen werden kann

Automatische oder manuelle Zusendung der Zugangsdaten

Das Widget kann so konfiguriert werden, dass die Zugangsdaten an die angegebene Mailadresse automatisch oder alternativ manuell nach einer Vorprüfung durch den Veranstalter verschickt werden. Damit die Zugangsdaten automatisch verschickt werden, muss zunächst ein Text für ein eMail (Messeinstellungen Texte) angelegt werden, erst dann wird die Option freigeschaltet:

   

Der Text muss der Kategorie Email widget akquisition user credentials zugeordnet sein. Es stehen mehrere Variablen zur Verfügung, wobei die beiden Zugangsdaten-Variablen zwingend gesetzt sein müssen. Ein Beispiel für ein solches Mail könnte so aussehen:

Guten Tag *ANREDE* *NAME*,

hiermit erhalten Sie einen persönlichen Zugang zu Ihrem Account, in dem Sie sich für die Teilnahme an der Messe anmelden können:

https://veranstalter.profairs.de/
Benutzer: *USERNAME*
Passwort: *PASSWORD*

Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung.

Viele Grüße,
Ihre Messeteam

Automatischer Versand der Zugangsdaten aus dem Widget:

• Jedes ausgefüllte Formular führt zum Versand der Zugangsdaten. An die eingegebene Mailadresse wird ein Initilalpasswort verschickt 
• Sofern sich der Ansprechpartner zuvor schon mal in profairs angemeldet hat, wird das Initialpasswort im Mail gegen ******** ersetzt. Es empfiehlt sich daher, im Text des Mails mit den Zugangsdaten darauf hinzuweisen, dass im Falle von Sternchen im Passwort der User bereits im profairs bekannt ist und sich über die Passwort zurücksetzen Funktion wieder anmelden kann

Ablauf des Anmeldung im Control

Sofern das neue Unternehmen entweder Akquise gespeichert wird, erscheint das Unternehmen oben. zusätzlich steht der Filter Neueste Interessenten zur Verfügung, der die neu eingegangenen Anfragen nach Zugangsdaten auflistet.

Das ist insbesondere dann wichtig, wenn der automatische Versand der Zugangsdaten nicht aktiviert wird; so sieht man auf einen Blick, welche Unternehmen noch bearbeitet werden müssen. Über Labels kann man Unternehmen markieren, die ihre Zugangsdaten bereits erhalten haben.

Das Widget speichert die Datensätze nach diesen Regeln: 

• Das Widget speichert jeden eingegebenen Unternehmensdatensatz, auch dann, wenn es sich um eine Dublette handelt. In diesem Fall müssen die Dubletten manuell zusammengeführt werden
• Wird eine Mailadresse angegeben, die in profairs bereits bei einem Ansprechpartner hinterlegt ist, wird der bestehende Ansprechpartner mit dem neuen Unternehmen verknüpft; es wird in profairs keine Dublette erzeugt