Schnittstelle zu Bexio

Einrichtung von Bexio und profairs

Der Softwarehersteller der Faktura Bexio selbst sieht Messeveranstalter nicht als den von ihm bevorzugten Kundenkreis. Dennoch unterstützen wir die API von Bexio. Um die Schnittstelle in Bexio aufzusetzen, wird nur der API-Key benötigt. Sie finden den API Key unter Alle Einstellungen Apps & API.

Einrichtung von Bexio

Zunächst werden die Rechnungsadressdaten in profairs mit Bexio abgeglichen (alle vorhandenen Aussteller und Ansprechpartner werden in Bexio importiert, profairs speichern dann die generierte Bexio-ID, um eine Zuordnung zu ermöglichen. Damit ist sichergestellt, dass es nicht zu doppelten Rechnungsempfängern in Bexio kommt). Bei bestehenden Ausstellern, bei denen bereits durch einen früheren Ausstellerimport eine Bexio-ID vorhanden ist, wird ein Update der Stammdaten und Kontakte vorgenommen. Anschließend werden die zu übertragenden Bestellungen gefiltert (nach Artikelkategorien bzw. Ausstellern) und anschließend an Bexio übertragen.

Sobald ein Artikel in Bexio übertragen wurde, kann dieser Artikel vom Aussteller nicht mehr storniert werden. Ein Löschen des Artikels wäre aber dennoch möglich (nur im Control). Die übertragenen Rechnungspositionen werden in Bexio als Auftrag angelegt und müssen dort in eine Rechnung gewandelt werden.

Nach der Übertragung zu Bexio werden die übertragenen Bestellungen in profairs entsprechend markiert, damit eine versehentliche Mehrfachübertragung ausgeschlossen ist. Diese Positionen werden in der Bexio Schnittstelle ausgebaut dargestellt. Kommt es zu einem Rechnungsstorno in Bexio, können die übertragenen Positionen in profairs zurückgesetzt und erneut übertragen werden. Hierzu muss die fragliche Bestellposition in der Bestellungen angeklickt und bearbeitet werden. Wird das Feld BexioID entfernt, kann die Position neu übertragen werden.

Mit der Übertragung der Artikel wird in Bexio ein Auftrag angelegt.