Aufbau individueller Exporte mit Google Tabellen
Die importieren Exporte dienen eigentlich in erster Linie dazu, um alle in profairs relevanten Daten zur Verfügung zu haben. Mit diesen Daten lassen sich beliebige, individuelle Exporte bauen, die gezielt mit unterschiedlichen Rechten für Dritte so aufgebaut werden können, dass diese alle für sie notwendigen Infos auf einen Blick haben.
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Grundlage zur Erstellung individueller Exporte
In der Regel werden Exporte benötigt, in denen verschiedene unterschiedliche Datentypen miteinander in einem Tabellenblatt ausgegeben werden. Oder Übersichten, die Zusammenfassungen zeigen, beispielsweise Bestellstatistiken. Mit dem automatischen Import der Daten in Google Tabellen ist hierfür eine Grundlage geschaffen. Die einmalig importierten Tabellenblätter werden laufend überschrieben, daher macht es keinen Sinn, diese Tabellenblätter anzupassen; mit der nächsten automatisierter Aktualisierung würden diese Änderungen überschrieben werden. Aber es ist möglich, weitere Tabellenblätter innerhalb der Google Tabelle anzulegen, diese bleiben bei einer Aktualisierung unberührt.
Google Tabellen (oder auch Excel365) verfügen mit mächtiger Formeln über ausreichend Werkzeuge, um jeden beliebigen Export selbst bauen zu können. Wir erklären an dieser Stelle nicht den Funktionsumfang der Tabellenkalkulationen, sondern erläutern anhand einiger Beispiele, wie solche Exporte erstellt werden können.
feature
Erstellen neuer Tabellen oder Tabellenblätter
Legen Sie in Ihrer Google Tabelle ein neues Tabellenblatt an, geben diesem einen sprechenden Namen. Mit Zellbezügen können Sie jetzt Daten aus den Quelldatei in Ihr neues Tabellenblatt ziehen:
=Tabellenblatt!Bereich
Beispiel:
=exhibitors!A1:A
Gerade wenn Daten an externe Dienstleister geschickt werden, macht es keinen Sinn, die Quelldatei aus profairs mitzusenden. Daher wird hier ein Export benötigt, der in einer eigenen Google Tabelle gespeichert wird. Hierzu müssen die relevanten Daten zunächst von der Originaldatei in eine neue Google Tabelle kopiert werden:
=IMPORTRANGE("<URL_der_freigegebenen_Tabelle>","Tabellenblatt!Bereich")Beispiel:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1txLrkKDW-fhr1F9o4c18lD_jk1SvO-Pj6h3TVr5DON4/edit?gid=1744694989#gid=1744694989","exhibitors!A1:F50")Die Tabelle können Sie dann für den externen Zugriff nur mit Leserechten versehen, so bleiben Ihre Quelldatei geschützt.
feature
Anwendungsbeispiele
In dieser exemplarischen Tabelle haben wir einige Beispiele für mögliche Exporte zusammengetragen:
- Vollständige Übersicht der Bestellungen aller Aussteller (jede Zeile zeigt einen Aussteller, in den Spalten sind die Varianten aufgeführt sind)
- Aussteller filtern, die einer bestimmten Ausstellergruppe angehören
- Liste mit allen ausgewählten Schlagworten eines Aussteller
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Tabellen miteinander verknüpfen
Um Daten aus Tabellenblätter miteinander zu verknüpfen, müssen Sie den Aufbau der Tabellenblätter verstehen. Die Verknüpfung der Daten in den Tabellenblätter erfolgt über IDs, bedeutet, eine bestimmte ID wird in einem anderen Tabellenblatt gesucht, so wird der richtige Datensatz zugewiesen. Für die Verknüpfung von zwei Tabellenblättern stellt Google Tabellen diese Formeln zur Verfügung:
In den nachfolgenden Tabellen werden die IDs näher erläutert.
Template: contacts
Export der Ansprechpartner
| Column | Linked to | Notes |
| id | ID des Ansprechpartners pro Unternehmen. Ansprechpartner können mehrfach pro Mailadresse vorkommen | |
| Aussteller ID | exhibitorgroups, exhibitors | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
Template: exhibitorgroups
Ausgabe der Aussteller, die Ausstellergruppen zugeordnet sind
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contacts, exhibitorgroups, marketing | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
Template: exhibitors
Ausgabe der aller Aussteller einer Messe
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, gtc_accepted | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
| aussteller_messen_id | keywords, online media, print media | ID, die einen Aussteller eindeutig mit einer Messe verknüpft |
Template: interests
Ausgabe der aller Interessenten einer Messe
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors, marketing | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
Template: keywords
Ausgabe der Aussteller, denen ein oder mehrere Stichworte zugewiesen wurden
| Column | Linked to | Notes |
| aussteller_messen_id | exhibitors, online media, print media | ID, die einen Aussteller eindeutig mit einer Messe verknüpft |
| stichworttyp_id | 1 = Stichworte, 2 = Marken |
Template: marketing
Ausgabe der Marketinganschrift der Aussteller, sofern diese hinterlegt wurde
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
Template: onlinemedien und printmedien
Ausgabe der Daten, die die Aussteller im Modul Onlinemedien angegeben haben
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
| aussteller_messen_id | exhibitors, keywords | ID, die einen Aussteller eindeutig mit einer Messe verknüpft |
Template: orders
Ausgabe der Bestellpositionen der Aussteller
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
| aussteller_messen_id | exhibitors, keywords, onlinemedien, | ID, die einen Aussteller eindeutig mit einer Messe verknüpft |
| standid | stands | ID des Messestands |
| shop_artikel_variante | shop-variants | ID der Variante (Artikelverwaltung) |
| Artikel ID | shop-variants (shop_artikel_id) | ID des Artikels (Artikelverwaltung) |
Template: shop-variants
Ausgabe der Bestellpositionen der Aussteller
| Column | Linked to | Notes |
| shop_artikel_varianten_id | orders (shop_artikel_variante) | ID der Variante (Artikelverwaltung) |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
| shop_artikel_id | orders (Artikel ID) | ID des Artikels (Artikelverwaltung) |
Template: progressbar-completed
Ausgabe der Aussteller, die den Fortschrittsbalken abgearbeitet haben
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors, shop_variants | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
Template: standrequests
Ausgabe der Standwünsche der Aussteller
| Column | Linked to | Notes |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors, shop_variants | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
| Standtyp | stands | ID des Standtyps (Messeverwaltung) |
Template: stands
Ausgabe der Aussteller, die den Fortschrittsbalken abgearbeitet haben
| Column | Linked to | Notes |
| id | orders | ID des Standes |
| shop_artikel_id | orders (Artikel ID) | ID des Artikels (Artikelverwaltung) |
| shop_artikel_variante | orders (shop_artikel_variante) | ID der Variante (Artikelverwaltung) |
| aussteller_messen_id | exhibitors, keywords, onlinemedien, | ID, die einen Aussteller eindeutig mit einer Messe verknüpft |
| Aussteller ID | contact, exhibitorgroups, exhibitors, shop_variants | ID des Ausstellers (genauer: des ausstellenden Unternehmens) |
| Standtyp | stands | ID des Standtyps (Messeverwaltung) |
Zuletzt geändert am: 12.12.2024