Ticketing: Anbindung von pretix

Voraussetzungen für die Nutzung von pretix

Damit sich profairs mit pretix verbinden lässt, wird zunächst ein pretix Account benötigt. Anschließend aktivieren wir die Schnittstelle, die Sie dann einrichten können. 

Die Schnittstelle wird für jede einzelne Messeveranstaltung neu eingerichtet. In pretix muss also der Veranstalter und die Veranstaltung bereits angelegt sein. Anschließend kann in den Messeinstellungen unter pretix die Verbindung zu pretix hergestellt werden. Sie benötigen dafür den

• pretix API Key. Sie finden diesen in pretix im Veranstalterkonto im Menüpunkt Teams. 
  
  
  
  Bitte beachten Sie, dass Sie den Key nicht erneut in pretix einsehen können, speichern Sie sich den Key unbedingt an einer sicheren Stelle, Sie benötigen diesen für Folgeveranstaltungen erneut
• Organizer Slug. Das ist der Veranstaltername in pretix. Dieser steht in der URL. Beispiel: https://pretix.eu/control/event/demofair/demofair-2024/. Hier wäre der Veranstalterslug demofair
• Event Slug. Das ist der Veranstaltungsname in pretix. Dieser steht in der URL. Beispiel: https://pretix.eu/control/event/demofair/demofair-2024/. Hier wäre der Veranstaltungsslug demofair-2024

Tragen Sie diese Daten in das Dialogfeld ein. Anschließend ist die Verbindung zu pretix hergestellt.

Für jede Messeveranstaltung (nicht Messetyp) muss eine separate Verbindung zu pretix hergestellt werden. 

Zutrittsprodukte in pretix einrichten

Sofern pretix als Ticketingsoftware zum Einsatz kommt, müssen dort die passenden Zutrittsprodukte angelegt und mit profairs verbunden werden. Nur dann ist ein reibungsloser Datenaustausch der Zutrittsprodukte möglich.

In pretix müssen diese Vorbereitungen vorgenommen werden:

1. Zunächst müssen in den Einstellungen auf Veranstaltungsebene unter Erweiterungen bzw. Plugins drei Plugins aktiviert werden: Badges, Aussteller und E-Mails verschicken 
   
   
    
2. Damit in pretix die Kommunikation mit profairs klappt, müssen in pretix auf der Veranstalterebene in den Einstellungen Webhooks diese Webhooks angelegt werden:  
   Target URL: https://<veranstalter>.profairs.de/api/webhooks/pretix/1.0/default/  
   ☑ Webook aktivieren bzw. Enable Webhook  
   ☑ Bestellung storniert bzw. Order canceled: pretix.event.order.canceled 
   ☑ Bestellung reaktiviert bzw. Order reactivated: pretix.event.order.reactivated 
   ☑ Bestell-Informationen geändert bzw. Changed order information: pretix.event.order.modified 
   ☑ Ticket eingecheckt bzw. Ticket checkin: pretix.event.checkin 
   
   
    
3. Als nächstes werden unter Produkte die Ticketprodukte angelegt (ggf. gibt es mehrere Eintrittskarten- oder Ausstellerausweistypen). Hierbei könnte es sinnvoll sein, diese Optionen unter Verfügbarkeit zu wählen
   ☑ This product can only be bought using a voucher bzw. Dieses Produkt kann nur mit einem Gutschein gekauft werden.
   ☑ Allow product to be canceled or changed bzw. Erlaube Stornierungen oder Umbuchungen 
   
   
    
4. Jetzt können unter den Einstellungen auf Veranstaltungsebene die Tickets erstellt werden. Hierfür steht ein Ticketdesigner zur Verfügung, um den oder die Ausstellerausweise zu erstellen. In diesem Dialog sollten noch diese Optionen aktiviert werden
   ☑ Allow users to download tickets bzw. Ticket-Download anschalten
   ☑ Generate tickets for all products bzw. Tickets für alle Produkte generieren 
   
   
    
5. Jetzt fehlen noch die Mailvorlagen. In den Einstellungen unter E-Mails sollten Sie diese Checkbox aktivieren
   ☑ Attach ticket files bzw. Tickets anhängen
   Weiter finden Sie im Reiter Mail content mehrere Vorlagen, unter Placed Order bzw. Free Order werden die Mailvorlagen erfasst, die zusammen mit dem Ticket an die in profairs hinterlegten Mailadressen verschickt werden 
   
   
    

Ausweis und Tickets von profairs mit pretix verknüpfen

In einem nächsten Schritt muss in profairs ebenfalls ein oder mehrere Ticketprodukte für die Ausweise angelegt und mit pretix verknüpft werden. Voraussetzung hierfür ist, dass

• in der Artikelverwaltung ein passender Artikel (Ausstellerausweis oder Auf- und Abbauausweis) sowie eine entsprechende Variante angelegt ist. Dieser Artikel muss dem Artikeltyp Ausstellerausweis zugeordnet werden
• in der Messeverwaltung Ticketverwaltung dem oder den Ausweisartikeln ein entsprechendes Zutrittsprodukt in pretix zugeordnet wurde

Wenn ein profairs Artikel mit einem pretix Zutrittsprodukt verknüpft wird, sollte die Rabattart- und höhe mit angegeben werden, bei kostenlosen Ausweisen 100%. pretix erfordert immer eine maximale Anzahl an Nutzungen, hier kann der Wert 1 eingegeben werden. Soll der Empfänger des Ausweises per Mail benachrichtigt werden, muss das Bestätigungsmail aktiviert werden, anderenfalls versendet pretix keine Mails, auch wenn diese in pretix angelegt wurden.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird der personalisierte Ausstellerausweis im Hintergrund zu pretix übertragen und lässt sich dort für die Zutrittskontrolle und den Badgedruck verwenden.

Gutscheine von profairs mit pretix verknüpfen

Die Verknüpfung von Gutscheinen verhält sich etwas anders. Während es sich bei Ausweisen um Ticketprodukte handelt, die mit der Bestellung direkt in pretix angelegt werden, wird bei der Bestellung von Gutscheinen noch kein Ticket angelegt, sondern in pretix nur die Berechtigung für eine Vergünstigung hinterlegt. In profairs können sowohl Catchall Gutscheine als auch einmal einlösbare Gutscheine mit pretix Zutrittsprodukten verknüpfet werden

• Im dropdown Produkt (profairs) erscheint neben den im Shop angelegten Ausweisen der Eintrag Catch-all Gutschein. Dieser wird mit einem pretix Artikel verknüpft, bedeutet, dass nur dieses pretix Zutrittsprodukt rabattiert wird. Sollen weitere Zutrittsprodukte in pretix ebenfalls rabattiert werden, muss für jedes Ticket in neuer Eintrag erzeugt werden
• Für einmal einlösbare Codes wird im Shop ein entsprechender Gutscheinartikel mit Variante eingefügt, der den Artikeltyp pretix erhält. Wenn dieser Artikel mit einem Artikel in pretix verknüpft wird, kann mit dem Code dieses Zutrittsprodukt nur einmal rabattiert erworben werden

Gerade bei Catch All Codes ist es wichtig, im Feld Maximale Nutzungen einen möglichst hohen Wert einzutragen, da pretix immer eine maximale Anzahl von möglichen Einlösungen erfordert. Einmal einlösbare Codes können die maximale Nutzung von 1 erhalten.