Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Wissenswertes zum Zusammenhang zwischen Rubriken der Bestellverwaltung und Benutzergruppen

Jede Artikelkategorie in der Bestellverwaltung beinhalten beliebige Artikel, es lassen sich beliebig viele hierarchisch gegliederte Kategorien aufbauen.

Jede einzelne dieser angelegten Kategorien lässt sich nun einer Benutzergruppe zuweisen. Damit wird geregelt, welche Benutzergruppe das Recht hat, auf diese Kategorie lesend zuzugreifen.

Beispiel: Es ist denkbar, dass die Werbemittel durch eine Druckerei produziert und an die Aussteller verschickt werden. Oder Mietmöbel, diese werden oftmals von einem Messebauer bereitgestellt. In beiden Fällen müssen diese Bestellungen direkt bei externen Dienstleistern eingehen. Der jeweilige Benutzer, der dieser Benutzergruppe angehört, kann hierdurch die Bestellungen einsehen, deren Artikel aus dieser Kategorie stammen.

Das Recht eines Dienstleisters, auf eine bestimmte Kategorien zuzugreifen, vererbt sich nicht auf hierarchisch untergeordnet angelegte Kategorien. Die Rechte für jede einzelne Kategorien müssen separat vergeben werden.

Und so funktioniert der Ablauf

1. Benutzergruppen anlegen
   Unter Messeverwaltung Benutzerverwaltung können Sie eine oder mehrere neuen Benutzergruppen anlegen. Diese Benutzergruppe wird einer bestimmten Messeveranstaltung zugeordnet. Über die Benutzergruppe wird festgelegt, auf welche Bereiche im Control ein zugehöriger Benutzer mit welchen Rechten zugreifen darf.
2. Benutzer verwalten und den Gruppen zuordnen
   Unter Messeverwaltung Benutzerverwaltung lassen sich die Benutzer verwalten. Jeder Benutzer kann mit einem oder mehreren Benutzergruppen verknüpft werden. Heißt, der Benutzer hat somit das Recht, auf die Bestelldaten der verknüpften Benutzergruppen zuzugreifen
3. Benutzer bearbeiten: Zuordnungen zwischen Artikelkategorien und Benutzergruppen 
   Diese Einstellungen werden nicht über die Verwaltung der Benutzergruppen vorgenommen. Im Menü Bestellsystem Artikelverwaltung lassen sich nun in den jeweiligen Rubriken die Verknüpfungen zu den Benutzergruppen herstellen
4. Bestellungen verwalten
   Sobald der Aussteller Bestellungen vornimmt, landen diese in profairs unter Bestellsystem Bestellungen. Meldet sich ein Benutzer mit dem passenden Berechtigungslevel an, kann dieser in profairs den passenden Bestelleingang einsehen

Bestellpositionen mit Labeln versehen

Jeder Bestellung können ein oder mehrere Label zugewiesen werden. So können bestimmte Bearbeitungsschritte im Bestellprozess markiert werden. Nach Label lassen sich die Bestellungen filtern (im dropdown über der Liste der Bestellpositionen).

Label eignen sich insbesondere für eine Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die ihren Bearbeitungsstand der Bestellungen so markieren können. So weiß der Veranstalter zu jedem Zeitpunkt über den Bestellprozess Bescheid. Beispiele dafür sind der Versandstatus bei Printprodukten oder der Bearbeitungsstand bei Lieferartikeln.