Über den Hallenplan Messestände anfragen bzw. buchen

Der Buchungs- oder Anfragevorgang von Ständen

Sofern mehrere Pläne hinterlegt wurden, lässt sich der gewünschte Plan über ein dropdown auswählen. Der Interessent kann dann zunächst einen oder mehrere Stände aus dem Hallenplan auswählen und in den Warenkorb legen. Der Buchungsvorgang bleibt 30 Minuten aktiv. Mit der Bestätigung der Buchung ist der Plan dann entweder angefragt oder verbindlich gebucht.

Verbindliche Buchungen

Eine verbindliche Buchung führt dazu, dass der Interessent mit der Buchung des Standes direkt zum Aussteller wird. Der Stand wird dem Unternehmen direkt zugewiesen, bedeutet, mit der Buchung des Standes wird der Interessenten- zum Ausstelleraccount und der Aussteller kann direkt weitere Daten im Ausstelleraccount eingeben bzw. Artikel im Shop buchen.

Standanfragen über den Hallenplan

Alternativ können die im Interessentenaccount ausgewählten Stände auch als Anfrage gesehen werden. Technisch gesehen handelt es sich um einen Standvorschlag des Ausstellers, dem der Veranstalter noch zustimmen (oder diesen ablehnen) muss.

Im Account wird der Standvorschlag im Modul Stände aufgelistet, kann dort allerdings nur storniert werden (anderenfalls könnte sich der Aussteller seinen Standvorschlag selbst zustimmen).

Der Interessent wird im Control unter Akquise aufgelistet, dieser hat keinen Standwunsch, sondern einen Standvorschlag. Seitens des Veranstalters sind zur Bearbeitung der Buchungsanfrage diese Schritte notwendig:

1. Standvorschlag des Interessenten prüfen und den Status von Angefragt auf Akzeptiert oder Abgelehnt setzen
2. Mit dem Check Icon wird der Interessent zum Aussteller und wird unter dem Menüpunkt Aussteller gelistet
3. Unter Aussteller wird der Stand zugewiesen

Der Aussteller sieht im Modul Stände entweder den fest gebuchten Stand (Status Akzeptiert) oder den abgelehnten Standvorschlag (Status Abgelehnt).

In den Moduleinstellungen des Hallenplans (Standbuchungen) kann die Funktionsweise Anfrageoder Buchung festgelegt werden.

Warum sind manche Stände nicht buchbar?

Im Hallenplan sind ausschließlich dann Stände buchbar, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind

• Stand ist noch frei (es existiert zu dem Stand keine Ausstellerzuordnung)
• Es existiert zu dem Stand kein Standvorschlag mit dem Status Angefragt, Akzeptiert, oder Gesperrt gibt
• Der Stand liegt gerade in keinem Warenkorb. Damit wird verhindert, dass es zu mehrfachen Buchungen eines Standes kommt
• Wenn dem Stand eine oder mehrere Ausstellergruppen zugewiesen wurden, müssen der Interessenten mindestens einer dieser Ausstellergruppen zugewiesen sein
• Stand ist nicht in der Standverwaltung angelegt. Die Standnummer muss identisch mit der im Hallenplan hinterlegten Standnummer sein

Der Status Gesperrt eignet sich gut dafür, temporär Stände auf nicht buchbar zu setzen. Beispielsweise, wenn Stände optioniert sind.

Standpreise

Stände mit buchbaren Artikeln verknüpfen

Um dem Interessenten die Kosten des Standes zum Buchungsvorgang darzustellen und diese nach Zulassung des Ausstellers zu buchen, muss der Stand mit einem Artikel bzw. mit einer Variante verknüpft werden. Das erfolgt in den Messeeinstellungen in den Stände. Wird der Stand mit einem Artikel und einer Variante verknüpft, wird der Preis der Variante angezeigt. Wird der Stand nur mit einem Artikel, aber mit keiner Variante verknüpft, erscheint im Warenkorb ein dropdown, aus dem der Interessent die beim Artikel hinterlegten Varianten selbst auswählen kann. So kann man beispielsweise den Stand direkt mit einem weiteren Zusatzartikel verknüpfen (als Sammelartikel) oder den Preis in Abhängigkeit von dem Status eines Ausstellers setzen (soziale Institutionen versus Unternehmen, Abhängigkeit des Standpreises von der Anzahl der Mitarbeiter oder des Umsatzes).

Preise abhängig von der Fläche bzw. der Anzahl der ausgewählten Stände

Sollen sich die Standpreise oder -pakete in Abhängigkeit von der Anzahl der gebuchten Stände oder der insgesamt gebuchten Quadratmeterzahl ändern, kann hierzu einen Formel im Dreipunktemenü in der Standverwaltung hinterlegt werden. Mit der Formel kann festgelegt werden, unter welchen Bedingungen welche Variante gebucht werden soll.

Die Formel löst immer eine zusätzliche Buchung aus. Heißt, die in der Standverwaltung hinterlegten Artikel bzw. Varianten werden dennoch gebucht.

So lassen sich Rabatte oder Zuschläge über eine eigene Rabattvariante buchen. Diese Variante kann auch ein Sammelartikel sein, sodass gleich mehrere Positionen mit der Standbuchung verbucht werden können.

Stände nur bestimmten Interessenten anbieten

Stände mit Ausstellerguppen verknüpfen

Sollen bestimmte Stände nur von Interessenten gebucht werden können, die vorgegebene Kriterien erfüllen (beispielsweise soziale Einrichtungen oder Interessenten, die ein Sponsorpaket buchen), kann das über Ausstellergruppen erfolgen. Dazu werden in den Standeinstellungen den Ständen eine oder mehreren Ausstellergruppen zugeordnet. Ist dem Interessent mindestens einer dieser Ausstellergruppen zugewiesen, wird der Stand buchbar dargestellt, anderenfalls ist dieser farblich als nicht buchbar markiert.

Ausstellergruppen während des Buchungsprozesses zuweisen

Gerade Interessenten, die nicht in profairs hinterlegt sind (und sich über das Interessentenwidget auf der Messewebsite einen Zugang geklickt haben), verfügen über keine Ausstellergruppen. Um diese dennoch im Buchungsprozess segmentieren zu können, kann im Interessentenaccount das Modul Ausstellergruppen eingebunden werden. Sofern dieser Schritt als verpflichtender Schritt (in Verbindung mit dem Fortschrittsbalken) vor der eigentlichen Standbuchung eingebunden ist, muss der Interessent vorab eine Auswahl in dem Modul Ausstellergruppen treffen, wodurch die Zuweisung einer möglichen Ausstellergruppe erfolgt. Diese Auswahl ist übrigens irreversibel für den Interessenten. Damit wird unterbunden, dass sich der Interessent eine für ihn günstige Ausstellergruppe für die Standbuchung auswählt, die dieser nach der Standbuchung wieder rückgängig macht. Über das Control kann die Ausstellergruppe natürlich jederzeit gelöscht bzw. geändert werden.

Einrichtung des buchbaren Hallenplans

Um einen oder mehrere Hallenpläne in das Modul Standbuchung zu hinterlegen, müssen die Vorgaben für den Aufbau des Plans stimmen. Anschließend kann der oder die Pläne in den Messeeinstellungen hochgeladen und verwaltet werden.